Tipos de facturas electrónicas

Desde el punto de vista legal una factura electrónica tiene los mismos efectos que una impresa en papel. En ambos casos se trata de un documento en el que se especifica la naturaleza de los servicios prestados o bienes ofrecidos y la cuantía a la que asciende dicha prestación.

En este sentido podría afirmarse que las facturas electrónicas son la versión digital de la tradicional factura impresa, pero hay mucho más. Estos archivos digitalizados se pueden integrar en el software gestión de su empresa para almacenar datos de manera más segura, intercambiarlos rápidamente con otros departamentos y tener un mayor control de la contabilidad de su negocio.

Ventajas de las facturas electrónicas

Reducción de costes: no tendrá que imprimir documentos ni remitirlos por correo postal porque todo está digitalizado.
Mayor seguridad: la firma electrónica certifica la autenticidad de la factura y de su contenido.
Rapidez: se acelera la tramitación del cobro, la gestión y el almacenamiento de la documentación contable de la empresa.
Eficacia: se reducen los errores de carácter humano, promueve la modernización de los sistemas de gestión empresariales y es mucho más efectiva en la lucha contra el fraude.

El formato de la factura electrónica

Antes de expedir una factura de estas características necesita saber qué tipo de documento desea emitir y, sobre todo, cómo piensa gestionarlo después. En base a esto se suele hablar de dos tipos de facturas electrónicas:

Factura sin formato estructurado:

Básicamente se trata de una digitalización de la factura física. Es decir, una imagen escaneada del documento impreso. Esto dificulta en gran medida el tratamiento de su contenido ya que verdaderamente no existen campos de datos sino que se trata de un documento plano en el que por lo general la información es extraída de manera manual. Existen programas automatizados basados en el reconocimiento óptico de caracteres pero tienen un precio bastante elevado para las prestaciones que ofrecen.

Factura con formato estructurado:

Son aquellas facturas que están basadas en los lenguajes que la mayoría de los sistemas informáticos de facturación son capaces de interpretar (por ejemplo, el XML). De esta manera la gestión de datos se simplifica y con ello se acelera el proceso entre la emisión de la factura y el cobro de su importe. Cuando el emisor del documento y el receptor disponen del software gestión necesario para trabajar con este tipo de información resulta mucho más sencillo y seguro mantener la contabilidad de un negocio.